‘We leven inmiddels echt in een andere wereld’

Binnen FACET zijn Agnes Veen en Niels Graveland de enthousiaste ‘kartrekkers’ als het gaat om de implementatie van Exact Online, Yuki en Elvy. Nog niet alle klanten maakten de overstap naar een van deze programma’s. Dus een goed moment om stil te staan bij de vraag waarom deze tools het leven van ondernemers een stuk aangenamer kunnen maken. Eén ding is volgens Agnes en Niels zeker: ‘Dit is de toekomst!’

Wat zijn Exact Online, Elvy en Yuki?

Niels: ‘Kort gezegd zijn Exact Online en Yuki online boekhoudprogamma’s. Dankzij deze programma’s is een aantal administratieve handelingen geautomatiseerd. Bij FACET werken we al jaren met Exact Online, zowel voor klanten die hun administratie op kantoor afgeven zodat wij deze kunnen verwerken, als ook voor klanten die over een eigen licentie beschikken.’ Agnes: ‘Omdat we qua digitalisering nog een stap verder wilden gaan, zochten we naar een onlinepakket waar we facturen naar toe kunnen mailen, die vervolgens direct automatisch verwerkt worden en waar een bankkoppeling te realiseren is. En dat allemaal op één digitaal platform. Dat werd Yuki. Dit programma is vooral geschikt voor ondernemingen met meerdere vestigingen, omdat het mogelijk is vestigingen onderling met elkaar te vergelijken. Niels: ‘Veel van onze klanten werken al met Exact Online of wij verwerken hun administratie in Exact Online. We willen hen niet verplichten om de overstap naar Yuki te maken. Maar omdat we ook met Exact Online meer handelingen willen automatiseren, koppelden we hieraan het scanpakket Elvy. Elvy zorgt ervoor dat facturen herkend en verwerkt worden in Exact Online. 

Wat zijn de belangrijkste kenmerken van Yuki en Exact Online? 

Agnes: ‘Bij Yuki gaat alles digitaal. Het programma herkent na drie keer een factuur en zal deze de vierde keer automatisch boeken. Ook worden elke dag de bankmutaties ingelezen en verwerkt. Dat is natuurlijk fantastisch, want dan ben je als ondernemer altijd bij met je administratie. Het betekent wel dat je in het begin de administratie goed moet inrichten. Daarnaast moeten de interne processen op orde zijn. Vaak gaan facturen ter goedkeuring over meerdere bureaus en als een factuur dan twee keer wordt ingescand, krijg je met dubbele facturen te maken, maar gelukkig herkent Yuki deze. Belangrijk is ook dat de leveranciers hun facturen naar een specifiek mailadres kunnen sturen. Kortom, de implementatie van Yuki vraagt op voorhand best wel wat tijd, maar die investering betaalt zich daarna zonder meer terug. Want zodra leveranciers hun inkoopfacturen mailen, is de administratie bij. Maakt een onderneming bijvoorbeeld gebruik van een kassasysteem, dan is dat via een converter ook aan Yuki te koppelen. Dat betekent dat de omzet direct is bijgewerkt.

We leven inmiddels echt in een andere wereld en de ontwikkelingen gaan snel. Dit is de toekomst.’ Niels: ‘Het belangrijkste verschil met Exact Online in combinatie met Elvy en Yuki is dat bij Exact Online altijd nog een menselijke handeling nodig is. Yuki herkent de facturen na drie keer, dat is bij Elvy niet het geval, dan moeten we de factuur zelf nog doorzetten naar Exact Online. Op zich is Exact Online geschikt voor alle ondernemingen die hun administratie willen digitaliseren. Voor de wat grotere ondernemingen beschikt Elvy over een autorisatie-module, maar dat geldt ook voor Yuki. Dus voor welk programma een ondernemer dan uiteindelijk moet kiezen? Dat heeft met allerlei factoren te maken. Hoe groot is de onderneming? Om wat voor soort bedrijf gaat het? Is er een eigen boekhoudafdeling? Met welk pakket is men gewend te werken? Kijk, bij een franchiseonderneming met een kassasysteem verdient Yuki de voorkeur, maar bij een groothandel met 50 man personeel werkt Exact Online waarschijnlijk beter. Het is belangrijk van tevoren goed na te denken wat de ondernemer met zijn cijfers wil doen. Op basis daarvan kunnen we adviseren welk programma het beste past.’

Veranderen jullie werkzaamheden door de opkomst van deze tools?

Agnes: ‘We zien deze tools zeker niet als een bedreiging, maar ons werk gaat hierdoor wel veranderen. We gaan meer cijfers analyseren en op basis daarvan advies uitbrengen. Onze werkwijze en onze denkwijze wordt anders. We hebben nu meer tijd om ons in de administratie van onze klanten te verdiepen. Dat is ook prettig voor de klanten. Het is bovendien heel leuk om dit soort tools aan ondernemers uit te leggen en dan vervolgens te merken hoe enthousiast ze erover zijn.’ Niels: ‘Vroeger wisten ondernemers vaak pas bij het opstellen van de jaarrekening wat de resultaten van het afgelopen jaar ongeveer gingen worden. Nu kunnen ze per maand of per dag het resultaat bekijken. Ook kunnen we vanuit deze tools bijvoorbeeld een koppeling leggen met Vision Planner, een programma waarmee we verschillende rapportages kunnen maken.’

Moeten ondernemers wennen aan deze manier van werken? 

Niels: ‘Ja, soms wel. Sommige ondernemers hebben het gevoel dat ze een stuk controle uit handen geven en dat vinden ze lastig. Terwijl ze eigenlijk veel meer controle krijgen.’ Agnes: ‘Zodra ondernemers zien hoe Yuki en Exact Online werken, zijn ze meestal wel vrij snel overtuigd. Dat geldt zeker voor ondernemers die 24 uur per dag inzicht willen hebben in hun cijfers. Al zijn er natuurlijk ook ondernemers die maar één keer per kwartaal hun mutaties verwerken en die genoeg hebben aan een jaarrekening.

Hoe gaan jullie de klanten van FACET overtuigen om over te stappen naar een van de online boekhoudpakketten?

Niels: ‘Door duidelijk te maken dat we door deze programma’s veel efficiënter kunnen werken en dat ondernemers altijd real time inzicht hebben in hun cijfers. Want alleen dan kun je als ondernemer tijdig bijsturen als dat nodig blijkt te zijn.’